MỘT SỐ LƯU Ý KHI ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ THU HỒI NỢ

Chúng ta đã biết việc đánh giá hồ sơ thu hồi nợ là một trong những bước cơ bản trong quy trình thu hồi công nợ. Đây là bước quan trọng quyết định việc thành công hay thất bại của quá trình thi hồi nợ.

Điểm mấu chốt trong xem xét đánh giá hồ sơ pháp lý thu hồi nợ là tìm ra những điểm mạnh, yếu của hồ sơ để từ đó sử dụng khéo léo trong đàm phán thu hồi nợ, nhấn mạnh đến điểm mạnh và khắc phục, phớt lờ điểm yếu để đạt được mục đích thu hồi nợ. 

Lưu ý khi đánh giá hồ sơ thu hồi nợ

 Hồ sơ thu hồi nợ bao gồm những gì?

Xem xét, đánh giá hồ sơ thu hồi nợ bao gồm tất cả giấy tờ liên quan đến việc phát sinh các khoản nợ như hồ sơ khách nợ, hợp đồng thỏa thuận được ký kết giữa các bên làm phát sinh khoản nợ, biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng, biên bản làm việc….Hồ sơ quan trọng nhất là hợp đồng thỏa thuận giữa 2/các bên.

Nghiên cứu , đánh giá hồ sơ thu hồi nợ bao gồm công việc gì?

Trong đánh giá hồ sơ, các công việc cần thực hiện đầu tiên đó là nghiên cứu cơ sở pháp lý của hồ sơ thu nợ. Bao gồm việc xem xét hố sơ pháp lý đã hợp pháp hay chưa? Đồng thời đánh giá điểm mạnh yếu của hồ sơ và trên  cơ sở đó tìm cách khắc phục điểm yếu!

1, xem xét hồ sơ pháp lý đã hợp pháp hay chưa?

Trong nhiều trường hợp,hợp đồng ký kết không hợp pháp sẽ gây bất lợi đối với chủ nợ khi đàm phán thu hồi nợ cũng như khi phát sinh tranh chấp trước pháp luật. vì vậy, việc xem xét tính hợp pháp của hồ sơ thu nợ là cơ sở quan trong cho việc đưa ra các phương pháp cũng như cách thức để thu hồi. Trong xem xét hồ sơ pháp lý đã hợp pháp hay chưa người phụ trách thu hồi nợ cần chú ý đến các yếu tố sau:

Hình thức hợp đồng, thỏa thuận: Chủ thể ký kết hợp đồng có đúng thẩm quyền hay không, hình thức hợp đồng có đúng quy định pháp luật hay không?

Nội dung của hợp đồng, thỏa thuận: Xem xét xem nội dung hợp đồng có trái pháp luật hay không nơi ký  kết hợp đồng và nơi thực hiện hợp đồng? thời điểm ký kết và thời điểm hợp đồng có hiệu lực….và đặc biệt lưu ý yếu tố: điều kiện thanh toán đã thỏa mãn chưa. Đây là mắt xích quan trọng nhất trong hồ sơ mà người phụ trách thu hồi nợ cần xem xét.

Ngoài nghia vị phát sinh trong hợp đông theo luật thì khách nợ còn có nghĩa vụ gì nữa không? Khách nợ đã thực hiện hết nghĩa vụ hay chưa?

2, Tìm điểm mạnh và điểm yếu của hồ sơ

Từ việc xem xét và đánh giá tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý, người phụ trách thu hồi nợ cần chỉ ra điểm mạnh và điểm yếu của hồ sơ. Điểm lợi và bất lợi đối với chúng ta để từ đó đề xuất biện pháp khắc phuc cũng như định hướng cách thức thu hồi nợ hiệu quả.

3, Khắc phục điểm yếu của hồ sơ như thế nào?

Một số điểm yếu cơ bản mà các hồ sơ nợ thường gặp phải như sau:

1. Thời hiệu khởi kiện thu hồi nợ đã hết.

2. Chưa có biên bản nghiệm thu.

3. Người đại diện của chủ nợ ký kết Hợp đồng, thỏa thuận chưa đúng thẩm quyền

4. Chủ nợ chỉ là người được mượn tư cách để giao kết HĐ, thỏa thuận.

5. Chủ nợ chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với khách nợ.

6. Chủ nợ và khách nợ không giao kết HĐ.

7. Không rõ ràng về khoản nợ còn lại của khách nợ.

Tùy từng vụ việc mà những điểm mạnh và điểm yếu trong hồ sơ pháp lý là khác nhau. Do vậy, chủ nợ cũng như người phụ trách thu hồi nợ cần lưu ý để đề ra biện pháp khắc phúc trước khi tiến hành công tác thu hồi nợ.

Trên đây là một số lưu ý khi xem xét hồ sơ thu hồi nợ mà doanh nghiệp cần chú ý. Thực hiện tốt công tác này là cơ sở để  đánh giá mức thành công của hoạt động thu hồi nợ cũng như đề xuất các biện pháp/hình thức thu hồi nợ hiệu quả! Chúc các bạn thành công!

Học viện doanh nhân INCIP- đơn vị chuyên thiết kế các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp với thế mạnh là Kỹ năng thu hồi công nợ và Nâng cao năng lực quản lý

8:07 PM 0 comments

Mẫu công văn thu hồi nợ

MẪU CÔNG VĂN THU HỒI NỢ

Mẫu ông văn thu hồi nợ

Các bạn có thể tham khảo mẫu công văn thu hồi nợ dưới đây:

Công Ty …………………………….

Số: ……………………….

V/v : Đề nghị thanh toán ………….

Kính gửi: Công Ty ……………….............

- Căn cứ hợp đồng kinh tế số: ……………………. ngày …………, Phụ lục hợp đồng: ……………. ngày ………….. giữa Công ty . .......... và Công . ......... ..........

- Căn cứ Biên bản ………………

- Căn cứ biên bản thanh lý hợp đồng ngày: ………………..

- Căn cứ …………………..

Công Ty ............... chân thành cảm ơn sự quan tâm hợp tác tốt đẹp của Quý Công Ty trong thời gian qua.

Thực hiện hợp đồng kinh tế số: ……………. ngày ……………., được ký giữa Công ty ........... và Công Ty . ...... về việc: ………………….Chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Theo thanh lý và nghiệm thu (…………………..) quý công ty đã thanh toán chậm ….ngày (… tháng … ngày) so với tiến độ quy định tại Hợp đồng này

Vậy, chúng tôi kính đề nghị Công ty..... thanh toán công nợ theo đúng qui định tại điều … 

Hợp đồng kinh tế số: …… Ký ngày ….. cụ thể:

Số tiền còn phải thanh toán là:   ……...          đồng.

Bằng chữ: …………………….

Tên tài khoản: Công Ty............          Số tài khoản: …. Tại: Ngân hàng ……….., chi nhánh …

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan và có thông tin phản hồi lại cho chúng tôi về việc thanh toán số tiền trên.

Trân trọng!

Công ty……………

Giám đốc

TIN Xem thêm: TIN TỨC 24H MỚI NHẤT HÔM NAY

1:51 AM 2 comments

Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả

Quy trình thu hồi nợ hiệu quả

Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả!

Công việc thu hồi nợ không phải ai cũng có thể đảm nhận và hoàn thành tốt. Đó là công việc hết sức khó khăn mà người làm công tác thu hồi nợ cần có bản lĩnh đặc thù cùng với các kỹ năng thu hồi công nợ hiệu quả. Bởi lẽ, thu hồi nợ là một nghệ thuật và không oan uổn thì nói rằng: “Người làm công tác thu hồi nợ là một nghệ sỹ”

 Tại sao cần lên quy trình thu hồi nợ?

Công tác thu hồi nợ cũng như các công việc khác. Cần có quy trình và kế hoạch để đảm bảo hiệu quả trong công việc.

Thực tế, dù doanh nghiệp đã cẩn thận khi đưa ra chính sách bàn chịu và tìm mọi cách đảm bảo thu nợ đúng hạn thì tình hình nợ quá hạn, nợ khó đòi vẫn diễn ra. Lùc này, tùy từng đối tượng khách hàng, tùy mức độ nợ mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý khác nhau. Để đòi nợ hiệu quả, ngoài những kỹ năng cần có của người thu hồi nợ, bạn cần có quy trình thu hồi nợ hợp lý. Cụ thể như sau:

Quy trình thu hồi nợ

Kế hoạch thu hồi công nợ bao gồm:

Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả!

1, Xác định số tiền tối thiểu cần đòi từ mỗi khách nợ

Đây là công việc đầu tiên bạn ần làm trước khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Tất nhiên, việc này buộc bạn phải phân tích ngân sách để tìm ra số tiền tối thiểu mà bạn cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh. Việc lên ngân sách tối thiểu này giúp bạn có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể để từ đo đo lường được kết quả công việc của bạn.

2, Phân loại khách nợ

Khách nợ có nhiều loại. Chủ doanh nghiệp nên chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Bạn sẽ cố gắng không làm mất lòng nhóm khách nợ quan trọng, nhưng có thể tỏ ra cứng rắn đối với nhóm kia. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp bạn phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng như kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể.

3, Chọn người thu hồi nợ

Nên để sếp hay nhân viên đi đòi nợ. câu hỏi này dường như vân có nhiều quan điểm trái chiều nhau. Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc là một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách nợ.

- Tuy nhiên theo ý  kiến chủ quan của tác giả, chúng tôi khuyên nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó vì: Họ là người:

•    Hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần  thu hồi : Không mất thời gian nghiên cứu hồ sơ
•  Hiểu rõ về khách nợ: Tâm sinh lý, tính cách, thói :quen, sở thích: Không mất thời gian tìm hiểu về khách nợ. Hiệu quả cao hơn.
• Tránh cho khách nợ có cảm giác bị ép buộc, gây áp lực, truy nợ khi người đòi nợ không phải là người thường xuyên tương tác.

4, Nhắc khách nợ thanh toán trước khi nợ đến hạn

Khoảng 10 ngày trước khi khách nợ đến hạn phải thanh toán, bạn nên nhắc nhở họ chuẩn bị tiền. Bạn có thể gửi emmail nhắc nhở khách nợ. Các nguyên tắc trong gửi email đòi nợi tôi có chia sẻ trong bài viết trước, bạn có thể tham khảo tại đây.

 Cũng có thể, Đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, bạn nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước. Trong cuộc nói chuyện bạn không nên tỏ ra gay gắt hay tỏ vẻ sốt ruột. Nếu bạn làm đúng như thế, khả năng khách nợ trả nợ sẽ cao hơn. Nếu họ nói họ có vài vấn đề, bạn hãy đề nghị gặp mặt trực tiếp để tìm hiểu nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của tình hình. Nếu không chúng ta sẽ áp dụng các biện pháp để đòi nợ

5, Đàm phán với khách nợ 

Thu hồi nợ bằng kỹ năng

Đây là bước quan trọng nhất trong quỳ trình thu hồi nợ đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật khéo léo để thu hồi nợ thành công. Tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí và không giữ được mối quan hện tốt với khách hàng. 

Nghệ thuật trong đàm phán là rất quan trọng, đòi hỏi bạn khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy thao tinh hình thái đọ của khách nợ.

Một công thức hiệu quả trong quá trình đàm phán đó là bạn có thể

- Vạch ra kế hoạch trả nợ cho khách hàng.

Khả năng thu nợ sẽ lớn hơn nếu bạn chấp nhận cho đối tác trả theo nhiều đợt. Mức lãi suất 5% dành cho số tiền nợ còn lại là mức mà khách nợ có thể chấp nhận. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng nên thảo luận về những lần mua hàng trong tương lai. Bạn nên nói rằng bạn sẽ không thực hiện bất kỳ giao dịch nào cho đến khi khoản nợ được thanh toán hết, hoặc chỉ bán hàng nếu đối tác trao tiền mặt ngay.

- Chấp nhận thanh toán bằng hàng:

Trong trường hợp cần thiết bạn có thể cho đối tác thanh toán bằng hàng hóa của họ rồi đem bán chúng để lấy tiền. Cách này có thể giúp không phải vay tiền và tăng tốc độ lưu chuyển của dòng vốn. Tất nhiên, bạn chỉ nên chấp nhận những hàng hóa dễ bán và giá trị hàng hóa phải lớn hơn tiền nợ một chút. Bằng cách tỏ ra dễ tính với khách nợ, bạn sẽ giành được sự biết ơn của họ. Khi tình hình kinh doanh của khách nợ tiến triển, họ sẽ gắn bó với bạn hơn. Đây cũng được coi là một cách đòi nợ hiệu quả.

6. Nhờ đến toà án để đòi nợ

Thu hồi nợ bằng pháp lý

Kiện cáo là giải pháp đã được các doanh nghiệp ít tính tới, nhưng mộ khi doanh nghiệp “đụng” phải khách nợ cố tình lẫn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt thì toà án là cách đòi nợ hiệu quả nhất.

 Tuy nhiên, đây được xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều không hiệu quả, vì giải pháp này rất mất thời gian (có khi cả năm), lại tốn kém (chi phí thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Ngoài ra, kiện cáo chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp có đề cập rõ ràng trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý (như truy thu tài sản).

7. Cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ

Trong khi các khoản nợ chiếm tới 20-30% tổng tài sản của doanh nghiệp. Những khoản nợ khó đòi thường đưa vốn lưu động của doanh nghiệp vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ. Do đó, hãy cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu.

Phần lớn các khoản nợ khó đòi đều phát sinh từ chính sách bán chịu của họ. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện tại, đưa ra những điều kiện cho nợ, nhất là cho kéo dài thời gian thanh toán, có vẻ còn hấp dẫn hơn là chào hàng giá rẻ. Từ đó, rủi ro nợ quá hạn, nợ không thanh toán gia tăng.

Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là vẫn bán chịu nhưng cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ… Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa giữ chân của họ, vừa hạn chế rủi ro trong việc không đòi được nợ. Do vậy cách đòi nợ hiệu quả nhất chính là hạn chế sự phát sinh của các khoản nợ khó đòi.

Trên đây là 7 bước trong quy trình thu hồi nợ hiệu quả. Tùy từng đối tượng khách nợ, bạn có thể phân tích tình hình khách hàng và linh hoạt áp dụng quy trình này. Có thể tuân theo trình tự các bước, cũng có thể bạn thành công từ bước thứ 5.... Một lần nữa tôi muốn nhắc lại rằng: Thu hồi nợ là một nghệ thuật, do vậy, cần có nghệ thuật để đòi nợ thành công!

10:13 PM 3 comments